Nadzor nad stroški in sinhronizacija z ERP

Prikaz stroškov po klasifikacijah

Nadzor nad stroški je med najpomembnejšimi dejavniki za uspešnost vsakega projekta. Če želi investitor ali izvajalec finančno uspešno zaključiti projekt, mora znati:

  • Pripraviti plan vrste, obsega in dinamike nastajanja stroškov
  • Iste parametre spremljati tudi v praksi
  • V času trajanja projekta in po njegovem dokončanju primerjati planirane in realizirane stroške
  • Na osnovi rezultatov analize v teku projekta izvajati ukrepe za izboljšanje
  • Po dokončanju projekta ugotovitve iz analize upoštevati pri pripravi in vodenju drugih projektov

Programska oprema 4BUILD omogoča prikaz stroškov projekta –  pokalkulacijo, združeno po klasifikacijskih skupinah. Vsak vir spada v eno od klasifikacijskih skupin. V program je mogoče uvoziti standardne klasifikacije, ki so zožen nabor klasifikacij iz Uredbe o ? , vsako podjetje pa si jih lahko organizira tudi povsem v skladu z lastnimi potrebami.

V stolpcu Predračun so zbrani stroški, ki jih je ob pripravi predračuna predvidel kalkulant z uporabo normativov (=predračunska količina * normativ za enoto). V stolpcu Obračun so prikazani stroški, ki naj bi nastali po predvidenih normativih glede na zaračunano količino (=obračunska količina * normativ). V stolpcu Poraba pa se nahajajo dejanski stroški, ki so nastali na projektu. Prikaz vsebuje tudi ustrezne indekse za primerjavo posameznih vrednosti.

Viri podatkov

Vir podatkov za stolpca Predračun in Obračun je normativ, pomnožen s predračunsko ali obračunsko količino. Podatki torej izhajajo neposredno iz 4BUILD in so dodana vrednost, ki jo uporabniku prinese priprava normativno-tehnološkega ozadja postavk.

Podatke o dejanski porabi pa je potrebno programu zagotoviti na različne načine:

  • Ročni vnos v 4BUILD
  • Priprava podatkov v drugem programu
  • Sinhronizacija z drugim sistemom
  • Mešani vnos

Ročni vnos

Z ročnim vnosom na izbrani klasifikaciji vnesemo opis, datum in vrednost nastalih stroškov. Postopek je enostaven, a zamuden. Ta način je smiselno uporabiti, kadar je dogodkov relativno malo.

Priprava podatkov v drugem programu

Ta način lahko uporabimo, kadar si 4BUILD deli podatkovno bazo z drugimi programi. Običajno je to takrat, kadar uporabnik uporablja druge programske produkte Hermes. Sinhronizacijo podatkov z drugim programom je mogoče izvesti iz 4BUILD, iz drugega programa ali pa pripravimo procedure, ki se izvajajo samodejno.

Sinhronizacija z drugim sistemom

Možnost sinhronizacije z drugimi sistemi je novost v programski opremi 4BUILD od verzije 6.161 dalje. Običajno se uporablja za povezavo s poslovnimi programi (ERP), najpogosteje s programom za vodenje glavne knjige in stroškovnega računovodstva. Sinhronizacija zahteva nekaj predpriprave, omogoča pa hiter zajem vseh podatkov o projektu, ki so na voljo v 4BUILD ali v katerem drugem programu.

Za delovanje sistema je potrebno:

  • Izvoz podatkov iz ERP v vnaprej dogovorjeni obliki; običajno na klic, lahko pa tudi samodejno v določenih časovnih intervalih – izvedejo programerji ERP
  • Uvoz podatkov v 4BUILD – izvedejo programerji 4BUILD
  • Priprava prešifracijske tabele – izvede uporabnik sam

Izvoz podatkov iz ERP

Oblika izvoza podatkov ni fiksno predpisana vnaprej. Če program že omogoča izvoz v določeni obliki, ki vsebuje vse potrebne podatke, je smiselno uporabiti te podatke. Drugače pa se izvoz naredi v dogovoru informatikov z obeh strani. V tem primeru ga je smiselno izvesti v obliki, ki jo 4BUILD že prepoznava.

Uvoz podatkov v 4BUILD

Če so podatki izvoženi v standardni obliki, jih zna 4BUILD že uvoziti. V nasprotnem pa so na strani 4BUILD potrebne dopolnitve, da prepozna novo podatkovno strukturo. Odločitev, na kak način in v katerem delu se bodo naredile dopolnitve enega ali obeh programov, je rezultat dogovora obeh razvojnih ekip in naročnika. Cilj pa je narediti preproste postopke s čim manjšimi stroški za naročnika.

Priprava prešifracijske tabele

V prešifracijski tabeli uporabnik poveže klasifikacijske skupine, ki juh uporablja v 4BUILD, s konti, ki jih uporablja v ERP:

Pri tem postopku morajo sodelovati vsi deležniki, ki se ukvarjajo s podatki projekta:

  • Računovodstvo (ki pozna konte)
  • Kalkulanti (ki poznajo klasifikacije)
  • Vodje projektov / gradbišč (ki poznajo svoje potrebe po informacijah)

Vsem trem deležnikom se prilagodi število kontov, število klasifikacij in povezave med njimi.

Mešani vnos

Program prepozna, na kak način je nastal posamezni zapis. Če je del podatkov vnesen ročno (npr. podatki, ki jih zunanji programi ne zajemajo), jih ponovna sinhronizacija z zunanjim sistemom pusti nespremenjene. S sinhronizacijo se spreminjajo samo podatki, ki izvirajo iz zunanjega programa.

Izvedba sinhronizacije

Sinhronizacijo lahko uporabnik kadarkoli izvede s klikom na gumb Sinhroniziraj.

Podatki o dejanski porabi se v celoti osvežijo in uskladijo s stanjem v drugem programu. Nikakršen drug uporabniški poseg ni potreben